Sistem Informasi

A.    Pengertian Sistem informasi

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.[[1]]

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[[2]]

Informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”.

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan.

Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.[[3]]

B.     Arus Informasi

Informasi dan listrik terus-menerus mengalir dalam PC. Ini membantu untuk memahami jaringan dengan memikirkan komputer sebagai jaringan miniatur, dengan semua berbagai perangkat dalam unit sistem yang melekat, dan berkomunikasi dengan, satu sama lain. Berikut ini adalah beberapa aliran informasi penting (hampir semua yang terjadi melalui bus):

-          instruksi boot - disimpan dalam ROM, sampai mereka dikirim ke CPU

-          aplikasi perangkat lunak - cpu memproses instruksi untuk memuat program dan kemudian akan disimpan dalam RAM. Setiap kali Anda ingin melakukan tugas dalam aplikasi itu, instruksi tersebut harus diproses oleh cpu.

-          RAM dan ROM - informasi terus dikirim bolak-balik dari kedua RAM dan memori ROM ke CPU melalui bus.

-          informasi aplikasi - disimpan dalam RAM dengan aplikasi yang digunakan

-          informasi yang tersimpan - mengalir dari RAM ke beberapa bentuk perangkat penyimpanan

-          Informasi diekspor - mengalir dari RAM dan CPU, melalui slot bus dan ekspansi, ke printer, kartu video, kartu suara, atau kartu jaringan.[[4]]

C.    Komponen Ssistem Informasi

1.      Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2.      Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.      Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.      Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.      Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.      Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.      Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

D.    Elemen-elemen Sistem Informasi

1.      Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2.       Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3.      Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4.      Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a.       Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b.      Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c.       Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5.      Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6.      Jaringan computer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7.      Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

E.     Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

a.      Sistem abstrak atau sistem fisik,
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

b.      Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c.       Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d.      Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. [[5]]

F.     Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

1.      Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.

2.      Office Automation Systems (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.

3.      Knowledge Work System

Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

4.      Informatic Management System

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Contoh SIM :

·         Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)

SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau bau,  Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau

5.      Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

a.       Tujuan

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

·         membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur

·         mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

·         meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.

b.      Tahap-tahap

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

·         kegiatan intelijen,

·         kegiatan merancang,

·         kegiatan memilih dan menelaah.

c.       Jenis – Jenis DSS

Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:

·         Mengambil elemen-elemen informasi.

·         Menaganalisis seluruh file.

·         Menyiapkan laporan dari berbagai file.

·         Memperkirakan dari akibat keputusan.

·         Mengusulkan keputusan.

·         Membuat keputusan.

d.      Model

Model DSS terdiri dari:

·         Model matematika.

·         Database.

·         Perangkat lunak.

6.      Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.

Contoh AI :

a.       Sistem Jadwal Mekanik                      b. Aplikasi Ramalan   

7.      Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

Contoh GDSS :

-          E-Government

8.      Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.[[6]]

Contoh ESS :

G.    Contoh Sistem Informasi

a.       Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.

b.       Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.

c.       Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.

d.      Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.

e.       Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.[[7]]

H.    Peran dan Peranan Sistem Informasi

1.       Peran utama SI :

a.       Mendukung Operasi Bisnis . Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi  penting, maka kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting .

b.      Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial. Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

c.       Mendukung Keunggulan Strategis. Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran   strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing  di pasar.[[8]]

2.       Peranan sistem informasi

a.       Dalam bidang pendidikan

Secara umum aplikasi sistem informasi dalam pendidikan diharapkan mampu melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.      Adanya penggunaan Sistem Informasi Akademik atau Academic Information System (SIA/AIS)

Sistem informasi akademik merupakan solusi yang paling banyak digunakan dalam mengelola data-data akademik lembaga pendidikan yang ada di Indonesia. Selain mempermudah proses pengelolaan data, sistem informasi ini juga memperkecil biaya operasional yang harus dikeluarkan oleh lembaga terkait. Hal ini sangat sesuai dengan kondisi perekonomian negara yang tidak menentu sekarang ini.

2.      dapat menyebarkan informasi secara luas, seragam dan cepat.

3.      dapat membantu, melengkapi dan menggantikan tugas guru bila diperlukan.

4.      dapat menunjang kegiatan belajar masyarakat serta mengajak partisipasi masyarakat.

5.      dapat menambah keanekaragaman sumber maupun kesempatan belajar.

6.      dapat menambah daya tarik untuk belajar.

7.      dapat menghemat biaya.[[9]]

b.      Dalam Bidang Ekonomi

1.) Mampu meningkatkan persaingan bisnis secara global (melakukan pengelolaan dan pengawasan pasar global) pengawasan tingkat pelayanan dan tingkat biaya,  pelayanan penyebaran informasi dengan menggunakan global network.

2.)  perencanaan strategi peruahaan dan kebijakan (mengetahui selera konsumen, peluang pasar di tempat lain.

3.)  pengambilan keputusan untuk pengembangan produk dan ekspansi

·      mampu bersaing di pasar global = (terjadinya perdagangan bebas, mengetahui peluang pasar, pemanfaatan internet.

·      membentuk kelompok kerja yang luas = ( merger dengan perusahaan lain, perusahan pusat dengan cabang)

·      membentuk sistem delivery yang meluas = ( adanya perwakilan2 delibvery disetiap cabang, dibentuk pelaksanaan transaksi melalui internet)

4.)    Melakukan perubahan ekonomi industri (menyediakan informasi dan pengetahuan berbasis ekonomis)

     Seperti mengetahui daya beli masyarakat, mengetahui informasi seperti kurs valuta asing sehingga memudahkan pengambilan keputusan dalam hal pembelian bahan baku, jumlah produksi, tingkat keamanan suatu negara mempengaruhi daya beli masyarakat, bencana alam juga mempengaruhi tingkat pembelian masyarakat sehingga mempengaruhi export kita

5.)    meningkatkan produktivitas ( perencanaan jadwal  kerja, perencanaan jumlah produksi, mengurangi waktu menganggur)

6.)    meningkatkan produk dan pelayanan yang inovatif dan kreatif (peningkatan daya saing kita lihat dari jasa informasi, mengetahui selera masyarakat, meningkatkan kepuasan pelanggan).

7.)    Menyediakan informasi secara global (meningkatkan komunikasi dan analisis perdagangan dalam skala global, mempersingkat proses produk, kita melakukan analisis2 melalui SWOT pesaing, bahan baku yang sama tapi harga yang lebih rendah akan meningkatkan penjualan ini dapat terjadi karena proses produk dapat di persingkat

8.)    menyediakan pelayanan selama 24 jam = internet, mobil banking, layanan hotline.[[10]]

---

[1] Juansyah, Pengertian Sistem Informasi, (http://juansyah.wordpress.com/2013/03/31/pengertian-sistem-informasi/, accessed on November 28, 2013 20:06)

[2] Santi, Pengertian Sistem Informasi, (http://santiw.staff.gunadarma.ac.id/, accessed on November 28, 2013 20:43)

[3] Juansyah, loc. cit.

[4] Arus Informasi, (http://www.ers.sd83.bc.ca/virtual/it10/fundamentals/information_flow.htm, accessed on November 29, 2013)

[5] Aprilia Rachmawati, Dasar Sistem Informasi, (http://apr1l-si.comuf.com/about.php, accessed on November 29, 2013)

[6] Getcharintergerina, Jenis-jenis Sistem Informasi dan Contoh Aplikasinya, (http://getcharintegerina.wordpress.com/2012/04/19/jenis-jenis-sistem-informasi-dan-contoh-aplikasinya/, accessed on November 28, 2013 20:30)

[7] Aprilia Rachmawati, loc. cit.

[8] Nadya, Peran Utama Sistem Informasi, (http://nadya-k--feb09.web.unair.ac.id/artikel_detail-40854-Umum-Peran%20Utama%20Sistem%20Informasi.html, accessed on December 2, 2013 14:30)

[9]  Rurin, Peranan Sistem Informasi dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan di Indonesia, (http://rurindut.wordpress.com/2011/03/24/peranan-sistem-informasi-dalam-meningkatkan-mutu-pendidikan-di-indonesia/, accessed on December 2, 2013 16:51)

[10]  Nadya, loc. cit.