TI Sebagai Keunggulan Bersaing Lembaga Pendidikan

A.       Lingkungan Pendidikan

            Menurut Sartain (ahli psikologi Amerika), yang dimaksud lingkungan meliputi kondisi dan alam dunia ini yang dengan cara-cara tertentu mempengaruhi tingkah laku kita, pertumbuhan, perkembangan atau life process. Lingkungan merupakan faktor yang sangat menentukan yaitu pengaruhnya yang sangat besar terhadap anak didik, sebab bagaimanapun anak tinggal dalam satu lingkungan yang disadari atau tidak pasti akan mempengaruhi anak. Pada dasarnya lingkungan mencakup lingkungan fisik, lingkungan budaya, dan lingkungan sosial.

            Lingkungan Pendidikan adalah segala sesuatu yang ada di luar diri anak dalam alam semesta ini yang menjadi wadah atau wahana, badan atau lembaga berlangsungnya proses pendidikan yang merupakan bagian dari lingkungan sosial. Secara umum fungsi lingkungan pendidikan adalah membantu peserta didik dalam berinteraksi dengan berbagai lingkungan sekitarnya (fisik, sosial, dan budaya), dan utamanya berbagai sumber daya pendidikan yang tersedia agar dapat dicapai tujuan pendidikan yang optimal. Selain itu, penataan lingkungan pendidikan tersebut terutama dimaksudkan agar proses pendidikan dapat berkembang efisien dan efektif[1]

Dalam dunia pendidikan, keberadaan sistem informasi merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Manajemen dalam menggambarkan hubungan kedua aspek tersebut dimana pendidikan sebagai penggerak (drive) terhadap sistem informasi pendidikan, sedangkan  sistem informasi pendidikan akan menjadi penentu kinerja pendidikan.

Dalam sebuah lembaga pendidikan memiliki komponen-komponen yang diperlukan untuk menjalankan operasonal pendidikan, seperti siswa/mahasiswa, sarana-prasarana, struktur organisasi, proses, sumber daya manusia (pendidik) dan biaya organisasi. Adapun sistem informasi terdiri dari komponen-komponen pendukung lembaga pendidikan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat melakukan aktivitas pendidikan. [2]

Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Dalam teori manajemen untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan, strategi lembaga pendidikan dan strategi sistem informasi harus saling mendukung sehingga dapat menciptakan keunggulan bersaing (competitive advantage) lembaga pendidikan yang bersangkutan.[3]

Beberapa hal yang perlu diamati dalam lingkungan pendidikan, antara lain yaitu:

1.      Sebuah lembaga pendidikan hanya dapat mengontrol domain internal, namun domain eksternal diluar kemampuan lembaga pendidikan tersebut. Persaingan yang terjadi di antara lembaga pendidikan sebenarnya melakukan pendayagunaan terhadap sumber daya yang dimiliki sehingga menghasilkan jasa pendidikan yang lebih baik, harga terjangkau, kualitas terbaik, dapat disajikan tepat waktu dari pesaing yang berada di luar jangkauan lembaga pendidikan tersebut.

2.      Masyarakat sebagai pengguna jasa pendidikan sangat dipengaruhi oleh trend yang berubah-ubah sewaktu-waktu. Perubahan terjadi secara cepat karena terbukanya arus komunikasi dan informasi global dari mancanegara. Persaingan yang terjadi cenderung menciptakan lingkungan yang berubah secara cepat dan dinamis. Karena itu lembaga pendidikan dituntut untuk cepat beradaptasi dengan lingkungan luar.

3.      Pada abad informasi ini secara langsung maupun tidak langsung, kemajuan teknologi informasi akan memberikan dampak yang signifikan terhadap entitas dalam mengoperasikan lembaga pendidikan.[4]

B.       Teknologi Informasi untuk Mendorong Keunggulan Bersaing Lembaga Pendidikan

Banyak pendapat mengatakan teknologi informasi merupakan salah satu senjata persaingan. Hal itu tidak perlu diragukan karena teknologi informasi salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan. Tampak fenomena yang menjadi pilihan masyarakat adalah lembaga pendidikan yang telah memiliki perangkat teknologi informasi yang memadai untuk mendukung berbagai aktivitas operasional lembaga pendidikan tersebut. Hal itu disebabkan oleh penilaian masyarakat tentang kualitas pendidikan dapat dilihat dari kemampuan sebuah lembaga pendidikan dalam memberikan pelayanan jasa pendidikan diantaranya teknologi informasi. Teknologi informasi yang berguna bagi dunia pendidikan bisa menyajikan aktifitasnya secara lebih cepat dan memiliki nilai tambah sehingga dunia pendidikan akan menghasilkan output yang memiliki daya jual (sellable) tinggi.

Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepat tidak saja mengubah cara orang berkomunikasi dan bekerja, namun lebih jauh lagi telah membuat alam persaingan baru. Michael Porter, 1995, dalam manjemen strategi memperkenalkan Five Forces (lima kekuatan) yang harus dicermati oleh pihak pimpinan lembaga pendidikan. Five Forces dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Persaingan antarlembaga pendidikan yang sudah ada (rivalry among existing institution).

Ancaman pertama biasanya datang dari para pesaing yang lama, yaitu kumpulan lembaga pendidikan yang menawarkan program pendidikan relative sama di mata pengguna jasa pendidikan. yang menjadi ancaman disini adalah jika para pesaing telah menggunakan teknbologi informasi untuk menyajikan program-program yang cheaper,better, maupun faster.

2.      Ancaman dari lembaga pendidikan pendatang baru (threat of new entrant).

Datangnya ancaman yang kedua yaitu datangnya para peaing baru dalam dunia pendidikan. dalam era globalisasi informasi lembaga pendidikan baru adalah lembaga pendidikan yang secara fisik datang dan berada pada lingkungan (local, regional, maupun nasonal)

3.      Ancaman dari lembaga pendidikan yang menawarkan jasa pendidikan pengganti (threat of substitute educations service).

Ancaman ini datang dari kemampuan teknologi informasi untuk menciptakan program pendidikan pengganti.

4.      Kekuatan tawar-menawar pemasok/masyarakat yang membutuhkan jasa pendidikan (bargaining power of suppliers).

Dalam hal ini jika masyarakat memutuskan hubungan atau tidak memilih lagi lembaga pedidikan tertentu maka lembaga pendidikan yang bersangkutan tidak akan survive dan akan mengalami penurunan jumlah siswa. oleh karena itu lembaga pendidikan yang ingin mempertahankan eksistensinya harus berorientasi kepada program pendidikan yang betul-betul dibutuhkan oleh masyarakat.

5.      Kekuatan tawar-menawar pembeli (bargaining power of buyer).
Kekuatan ini dengan mudah bertambah karena beberapa faktor berikut.

a.       Era globalisasi telah membuka batas-batas geografis negara sehingga program pendidikan sejenis maupun program pendidikan pengganti yang ditawarkan akan membanjir pasar lokal.

b.      Prinsip program jasa pendidikan yang ditawarkan lembaga pendidikan international biasanya lebih baik dibandingkan dengan jasa pendidikan lokal.

c.       Berlakunya undang-undang yang secara efektif melindungi konsumen (pengguna jasa pendidikan ) dari perilaku pendidikan yang melakukan kesalahan.

d.      Kebutuhan penggunaan jasa pendidikan yang semakin bertambah sejalan dengan tantagan baru dalam dunia bisnis, terutama pesatnya perkembangan teknologi informasi.[5]

C.       Menciptakan Keunggulan Bersaing Lembaga Pendidikan

            Salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh teknologi informasi dalam dunia pendidikan adalah pembentukan jaringan komunikasi antara lembaga pendidikan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas. Fenomena kerja sama antar lembaga pendidikan yang lebih baik. Ada tiga jenis jaringan yang bisa dibentuk dalam jaringan komunikasi antarlembaga pendidikan yaitu intranet, internet dan ekstranet sistem antarorganisasi (Inter Organizational System/IOS) akan terbentuk jika dua atau lebih organisasi (lembaga pendidikan) bekerja sama dalam pemakaian teknologi informasi. Fenomena yang muncul belakangan ini tidak terlepas dari kemajuan teknologi informasi yang menawarkan berbagai jenis pelayanan yang berbasis elektronik. Secara integral ada tiga jenis sistem yang ditawarkan bagi lembaga pendidikan untuk mengimplementasikan IOs, yaitu sebagai berikut:

1.      Intranet, jaringan internal lembaga pendidikan yang menghubungkan antara kantor pusat dan kantor cabang yang terpusat secara geografis, baik lokal maupun regional.

2.      Internet, jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung lembaga pendidikan dengan para pengguna program pendidikan atau calon siswa atau mahasiswanya.

3.      Eksternet, jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antara lembaga pendidikan dan lembaga pendukungnya, seperti departemen pendidikan, masyarakat, pemerintah dan dunia usaha.

Lembaga pendidikan yang tertarik untuk melakukan IOS memiliki alasan populer yang mendasarinya, yaitu sebagai berikut:

1.      Program Baru (New Programme)

      Tujuan diadakan kerja sama antarlembaga pendidikan adalah untuk menghasilkan jasa pendidikan yang tidak mungkin dihasilkan oleh lembaga pendidikan jika berdiri sendiri (New Line Of Operation).

2.      Pelayanan Baru (New Service)

      Di samping sara pelayanan pendidikan yang bersifat fisik, pelayanan baru juga mungkin ditawarkan oleh lembaga pendidikan yang bekerja sama.

3.      Efisiensi

      Alasan mengadakan kerja sama antarlembaga pendidikan, yaitu untuk efiseinsi (terlaksananya proses yang lebih murah dan cepat).

4.      Hubungan antara Lembaga Pendidikan dan Masyarakat.

      Bentukan kerja sama lain terjadi antara lembaga pendidikan dan masyarakat, baik sebagai penyedia calon siswa atau mahsiswa untuk lembaga pendidikan ataupun sebagai pengguna jasa pendidikan tersebut.[6]

a.      Pemanfaatan dan penerapan sistem informasi di masyarakat

            Pada era globalisasi saat ini, perkembangan dan kemajuan teknologi berjalan dengan sangat cepat. Karena hal itulah membuat informasi sangat penting dan berharga dalam kehidupan sehari-hari, bahkan harga sebuah informasi menjadi sangat mahal di zaman sekarang ini. Maka dari itu dibutuhkan akses informasi yang cepat pula agar kita tidak tertinggal informasi. Oleh karena itu, di setiap bidang kehidupan kita telah dikembangkan sistem informasi agar dapat lebih mudah, cepat, efisien dan tepat dalam mendapatkan informasi.

            Contohnya di bidang pendidikan dan kesehatan. Di bidang pendidikan, akses informasi yang cepat dapat memudahkan proses pendidikan. Di Indonesia sendiri sedang digalakkan penggunaan sistem informasi di setiap sekolah dan universitas agar harapan bahwa pendidikan di Indonesia dapat lebih baik, begitu pula di bidang kesehatan. Informasi bidang kesehatan sangat diperlukan oleh masyarakat agar mereka tidak ketinggalan informasi. Apalagi akhir-akhir ini banyak wabah penyakit yang terjadi di Indonesia, oleh karena itu informasi tentang wabah penyakit tersebut sangat diperlukan sebagai pencegahan dan penanggulangan.[7]

b.      Penggunaan Sistem Informasi dalam Dunia Pendidikan

            Ketidakefektifan adalah kata yang paling cocok untuk sistem pembelajaran di Indonesia ini yang mengandalkan tatap muka antara guru dan murid, dosen dengan mahasiswa, dan pelatih dengan peserta latihan. Namun institut yang masih menggunakan sistem tradisional ini mengajar dengan sangat lambat dan tidak seiring dengan perkembangan IT. Sistem konvensional ini seharusnya sudah ditinggalkan sejak ditemukannya media komunikasi multimedia. Karena sifat internet yang dapat dihubungi setiap saat, artinya siswa dapat memanfaatkan program-program pendidikan yang disediakan di jaringan internet kapan saja sesuai dengan waktu luang mereka, sehingga kendala ruang dan waktu yang mereka hadapi untuk mencari sumber belajar dapat teratasi.

            Arti IT bagi dunia pendidikan seharusnya berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyiarkan program pendidikan. Namun pemanfaatan IT di Indonesia baru memasuki tahap mempelajari berbagai kemungkinan pengembangan dan penerapan IT untuk pendidikan memasuki millenium ketiga ini. Contoh penerapan sistem informasi dalam dunia pendidikan adalah layanan sistem informasi akademik di sekolah atau di universitas. Siswa atau Mahasiswa dapat mengisi kartu rencana studi, melihat hasil belajar, memberikan penilaian terhadap dosen, melihat informasi beasiswa, dan informasi akademik lainnya. Informasi yang diwakilkan oleh komputer yang terhubung dengan internet sebagai media utamanya telah mampu memberikan kontribusi bagi proses pendidikan.

            Teknologi interaktif ini memberikan katalis bagi terjadinya perubahan mendasar terhadap peran guru: dari informasi ke transformasi. Setiap sistem sekolah harus bersifat moderat terhadap teknologi yang memampukan mereka untuk belajar dengan lebih cepat, lebih baik, dan lebih cerdas. Contoh peranan informasi dalam pendidikan adalah:

1)      Akses perpustakaan

2)      Melaksanakan kegiatan belajar mengajar secara online

3)      Menyediakan layanan informasi akademik suatu institusi pendidikan

4)      Menyediakan fasilitas mesin pencari data

5)      Menyediakan fasilitas diskusi

6)      Menyediakan fasilitas direktori alumni dan sekolah[8]

           

5.      Outsourcing (Menggunakan Jasa Lain untuk Membantu Melakukan Aktivitas Pendidikan)

Lembaga pendidikan dalam menjalankan aktivitasnya tidak terlepas dari berbagai keterbatasan, baik keterbatasa sumber daya manusia, modal maupun sarana prasarana.

6.      Membangun Citra Lembaga Pendidikan (Image Building)

Masih banyak lagi alasan untuk memutuskan diadakannya kerja sama, baik dengan lembaga pendidikan yang sama maupun lembaga lain yang dapat menunjang kelancaran aktivitas lembaga pendidikan tersebut.

7.      Operasi Bersana (Joint Operation)

Operasional yang dilakukan bersama-sama antarlembaga pendidikan baik antarlembaga pendidikan formal, maupun antara lembaga pendidikan formal dan nonformal.[9]

D.       TI  sebagai Aset Utama Lembaga Pendidikan dalam Jangka Panjang

            Kecepatan perkembangan teknologi informasi sangat tinggi sehingga dangat sulit bagi lembaga pendidikan untik menyusun strategi mempertahankan eksistensinya dalam jangka panjang. Ada tiga kuci utama yang mendukung teknologi informasi untuk dijadikan aset lembaga pendidikan dalam jangka panjang, yaitu sebgai berikut.

1.      Sumber Daya Manusia

      Yang dimaksud sumber daya manusia adalah para staff penangung jawab perencanan dan pengembangan teknologi informasi pada sebuah lembaga pendidikan. Dengan  demikian, para staf tersebut benar-benar bertanggung jawab terhadap pengoperasian teknologi informasi, memiliki kompetensi untuk memecahkan masalah yang dihahadapi lembaga pendidikan sehari-hari, dan selalu mencari kesempatan mengguanakan teknologi informasi untuk kemajuan lembaga penididkan tersebut. Melalui kombinasi aktifitas seperti pelatihan, pengalaman bekerja, kemampuan manajerial, dan kepemimpinan yang berkualitas, staf teknologi, informasi tersebut akan memiliki pengetahuan dan kompetensi yang dibutuhkan.

Faktor SDM yang menjadi staff pengembangan teknologi informasi dalam lembaga pendidikan harus  memiliki tiga dimensi berikut.

1.      Keahlian teknis sumber daya manusia sangat dibutuhkan dalam dunia pendidikan, mengingat cepatnya perkembangan teknologi informasi yang terjadi. Keahlian teknis yang dimiliki seorang staf teknologi informnasi terutama untuk selalu mempelajari hal-hal baru.

2.      Pengetahuan mengenai dunia pendidikan biasanya diperoleh dari hasil interkasi antar SDM yang terlibat dalam dunia pendidikan, dan mengethaui proses operasional lembaga pendidikan yang menggunakan bantuan teknologi informasi serta kemungkinan untuk meningkatakan nilai tambah bagi lembaga pendidikan tersebut.

3.      Orientasi pada pemecahana masalah. Hal ini tidak terbatas pada karakteristik SDM secara tradisional yang hanaya terpaku [ada tugas tugas rutin. Akan tetapi, SDM yang dibutuhkan cenderung merupakan kumpulan orang yang selalu berpikir kritis dan kreatif dlam memecahkan masalah yang terjadi pada lembaga pendidikan.

2.      Teknologi

      Seluruh infrastruktur teknologi informasi, termasuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) diperguanakan secara bersama-sama dalam proses operasional lembaga pendidikan karena merupakan tulang punggung terciptanya sistem yang terintegrasi, dengan biaya yang relatif terjangkau, untuk biaya operasional, pengembangan, maupun biaya pemeliharaan. Dalam jangkan pendek, menengah, maupun jangaka panjang lembaga pendidikan harus mengembangkan infrastrukturnya.

3.      Relasi

      Yang dimaksud dalam hal ini adalah hubungan teknologi informasi dengan pihak manajemen lembaga pendidikan sebagai pengambil keputusan (decision maker). Menjalin suatu relasi berarti mebagi resiko dan tanggung jawab. Dalam mewujudkan relasi ini harus didukung oleh pimpinan tertinggi dari lembaga pendidikan sehingga akan bertanggung jawab pada aplikasi teknologi infromasi yang berorientasi terhadap proses bukan berdasrkan fungsi organisasi. Disamping itu, pimpinan tertingi lembaga pendidikan diharapkan mampu memutuskan skala prioritas pengembangan dan implementasi dari teknologi informasi berdasarkan skala kepentingan lembaga pendidikan, serta harus dituangkan dalam cetak biru ( blueprint) panduan perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen pendidikan.[10]

---

[1] Akhmad Hafidz Luqman, Pengertian, Jenis, dan Fungsi Lingkungan Pendidikan, (http://hafidzeducation.files.wordpress.com, accessed on September 6, 2014 20:11)

[2] Ety Rochaety, dkk, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), cet ke-2, hlm. 14.

[3] Ibid, hlm. 15

[4] Ibid, hlm. 16

[5] Ibid, hlm. 17-20

[6] Ibid, hlm. 22-23.

[7] Syopiansyah Jaya Putra, dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi, (Jakarta:UIN Jakarta Press, 2006), cet-1, hlm. 126

[8]  Ibid, 127-129

[9] Ety Rochaety, dkk. op. cit. hlm. 24

[10] Ibid, hlm. 25-26